Tietosuojaseloste

Kymdata Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot
Kymdata Oy ja sen tytäryhtiö CADS Planner Ab
Y-tunnus: 1445607-6
Heikinkatu 7, 48100 Kotka
p. 05 227 5100

2. Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa
Asiakaspalvelu, Kymdata Oy, mail@cads.fi

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Kymdata Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri. Käsittelemme rekisterissämme Kymdata Oy:n asiakkaiden sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Markkinointi- ja asiakasrekisterimme tietoja käytetään ensisijaisesti palvelujen tarjoamiseen ja tuottamiseen, asiakasviestintään, liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen, asiakassuhteen hoitoon, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä CADSin käyttökokemuksen parantamiseen. Tavoitteenamme on kohdentaa viestit niin, että saat juuri itsellesi sopivaa viestintää. Lisäksi tietoja käytetään markkinointiin eri muodoissaan sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Henkilötietojen käsittely voi perustua suostumukseesi, välisemme sopimuksen täyttämiseen taikka oikeutettujen etujemme toteuttamiseen. Jos olet suora sopimuskumppanimme, käsittelemme henkilötietojasi ainakin tuon sopimuksen mukaisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Mikäli kysymys taas on koulutuksen tai palvelun järjestämisestä tai tarjoamisesta sinulle työnantajasi tai oppilaitoksesi kanssa tehdyn sopimuksen perusteella, käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme oikeutettua etuamme, joka tällöin on mainitun sopimusten mukaisten velvoitteiden (käytännössä hyväksesi hankitun koulutuksen tai muun palvelun järjestäminen) täyttämisen ja sopimuksen laiminlyömisen välttämisen tarve.

Silloin kun kyse on tuotteidemme markkinoinnista tai muusta yhtiötämme koskevasta tiedottamisesta, henkilötietojen käsittely perustuu liiketoimintamme edistämisen tarpeeseen liittyvän oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Perusoikeuksiasi, erityisesti yksityisyyttäsi, kunnioittaaksemme pyrimme lähettämään sinulle vain sellaista viestintää, joka on ammattisi, työtehtäviesi tai ilmoittamiesi kiinnostuksen kohteiden kannalta relevanttia, sekä rajoitamme viestinnän määrää mahdollisuuksien mukaan.

Muissa tilanteissa henkilötietojasi käsitellään vain suostumuksellasi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, tehtävä yrityksessä, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja profilointitiedot työnkuvan perusteella.
  • Yrityksen tiedot, kuten yrityksen nimi, yhteystiedot, Y-tunnus, liikevaihtoluokka, henkilökuntaluokka ja toimiala
  • Laskutukseen, maksukäyttäytymiseen ja -historiaan liittyvät tiedot
  • Sopimuksen sisältämät tiedot, kuten tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista
  • Palvelujen käyttäjätunnukset
  • Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. osto- ja perumistiedot, asiakaspalautteet, asiakkaan ja Kymdatan välinen viestintä sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit)
  • Tiedot, jotka liittyvät verkkokäyttäytymiseen Kymdatan verkkosivuilla ja eri verkkopalveluissamme
  • Erilaisiin tapahtumiin liittyvät rekisteröitymistiedot (koulutukset, webinaarit, seminaarit)

6. Rekisterin tietolähteet
Keräämme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi. Voimme saada henkilötietojasi myös työnantajaltasi, joka ilmoittaa sinut tarjoamaamme koulutukseen tai seminaariin.  Keräämme tietojasi, kun käytät tai lataat Kymdatan palveluja, teet sopimuksen, olet yhteydessä meihin tai rekisteröidyt tapahtumiimme. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää tai ostaa kertaluonteisesti Asiakastiedon tai Fonectan ylläpitämästä rekisteristä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä sekä lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa.

Mikäli haluat ostaa tai käyttää palveluitamme, edellyttää sopimuksen tekeminen tarpeellisten henkilötietojen luovutusta. Mikäli et luovuta tarvittavia henkilötietoja, ei palveluitamme ole mahdollista käyttää.

Seuraamme myös evästeitä, joiden avulla saamme vierailijoistamme mitattavia tietoja, joita hyödynnämme esimerkiksi suunnitellessamme markkinointiamme. Näin voimme kohdentaa viestintäämme mahdollisimman osuvasti. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämiseen. Käytämme evästeitä verkkosivumme toiminallisuuden ja käyttökokemuksen parantamiseen. Voit halutessasi estää evästeiden asettamisen tai rajoittaa evästeiden käyttöä. Huomioithan, että evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivumme käytettävyyteen.

7. Tietojen luovutus
Kymdata Oy voi luovuttaa tietoja edelleen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä (tässä tapauksessa laskujen käsittelyä postituksineen ja maksuvalvontoineen) tai muita niihin verrattavia tehtäviä varten. Tietojasi ei luovuteta edelleen muille rekisterinpitäjille. Käytämme kuitenkin tietojesi käsittelyssä alihankkijoita, jotka henkilötietojen käsittelijöinä toteuttavat sopimuksen perusteella toimenpiteitä ohjeidemme ja määräystemme mukaisesti rekisterin ilmoitettujen tarkoitusten mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Voimme siirtää henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

Esimerkiksi, meille markkinointia toteuttava palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen ns. Privacy Shield –järjestelyyn. Lue Privacy Shield järjestelystä täältä [https://www.privacyshield.gov/welcome]. 

9. Rekisterin säilytys, suojaus ja henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja niihin on pääsy vain henkilöillä, jotka työnsä puolesta käsittelevät henkilötietoja. Rekisteriin pääsevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin tiedot on kerätty Kymdata Oy:n omistamiin tietokantoihin, jotka sijaitsevat Suomessa ja ovat suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

10. Rekisterin ylläpito
Kymdata Oy poistaa, oikaisee tai täydentää rekisterissä olevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot joko oma-aloitteisesti tai pyynnöstäsi. Oikaisupyyntö on tehtävä kirjallisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu edellä esitetysti suostumukseesi, sinulla on milloin vain oikeus peruuttaa suostumuksesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen, eikä estä meitä käsittelemästä henkilötietojasi muilla edellä mainituilla perusteilla kyseisen perusteen mahdollistamassa laajuudessa.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa Kymdatan lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa.

Sinulla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut, sinua itseäsi koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna, osoitettuna asiakaspalvelullemme. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Kymdata Oy vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Sinulla on oikeus vaatia, että havaitsemasi epätarkat tai virheelliset tiedot oikaistaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa voimme pyytää ja sinun on toimitettava oikaisemisen kannalta tarpeellinen lisäselvitys tai muut tiedot.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä.

Lainsäädännön edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käytön rajoittamista.

Niiltä osin kuin kyse on suostumukseesi perustuvasta automaattisesta henkilötietojen käsittelystä, sinulla on oikeus saada sinua koskevat ja toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt ja vaatimukset kirjallisena tai sähköpostitse lähetettynä seuraaviin yhteystietoihin:

Kymdata Oy
Asiakaspalvelu / Tietosuoja
Heikinkatu 7
48100 KOTKA
mail@cads.fi

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.